Time Life Management.org|Zorganizujte si čas, energiu, prácu aj domácnosť

Vo svojej najpodstatnejšej podstate je cestovanie   a preprava úsilím, pri ktorom ide o to, aby sa, podľa možnosti, čo najrýchlejšie teleso, teda ja alebo vy, presunuli z  bodu A do bodu B. Keďže sme ešte nejakú dobu vzdialení od presunu, ktorý nám zaberie len zlomok sekundy, ako to vidíme v populárnych sci fi seriáloch, nezostáva nám nič iné, len proste v najrozličnejších prostriedkoch prepravy tráviť pomerne dosť času. Času, ktorý je dosť často časom priam bohapusto premrhaným. A keďže je škoda každej sekundy, ktorá vyjde nazmar, poďme sa pozrieť na zopár nápadov ako by sme to mohli zlepšiť.

Avšak predtým krátke zamyslenie na úvod. Dovoľte otázočku-koľko času denne strávite najrozličnejšími presunmi? A koľko času  z týchto presunov máte pocit, že len mrháte časom? Ak si na druhú otázku odpoviete “veľa” možno bude vhodné aby ste čítali ďalej. Ale – pokiaľ ani sekunda z vašich presunov nie je premárnená, potom ste na tom veľmi dobre, a mne neostáva nič iné len sa vás opýtať ako to robíte a doporučiť vám, aby ste nestrácali čas ďalším čítaním.

Keď niekam cestujeme, je to proste čas, ktorý sa na ceste musí stráviť a aj keď máme isté obmedzené (ako kto) možnosti na to, aby sme dĺžku trvania našej cesty skrátili, o veľa to nebude. Tu sú určité rozdiely v tom, či idete po vlastnej osi-autom, alebo sa radšej necháte viesť niekým/niečím iným. Ja osobne veľmi preferujem druhý spôsob, nakoľko nemám ani auto ani vodičák (z núdze cnosť) a taktiež viem urobiť podstatne viac vecí ako keď by som cestoval autom. Čo je však veľmi dôležité nie je to, koľko času niekde strávite-a to sa týka trávenia času kdekoľvek s kýmkoľvek, ale o to akú, tzv.pridanú hodnotu tento čas bude pre vás mať. A toto je výsostne pocitová záležitosť.Toto je vlastne podstata (alebo jedna z podstát a princípov)  zmysluplného využívania času. Naplniť čas alebo obdobie, ktoré plynie nezávisle na mne, niečím čo závísí čisto len na mne. To ako rýchlo pôjdem vo vlaku, nezáleží na mne, ale ako tento čas využijem, či si budem čítať, alebo sa budem učiť nové slovíčka, či si niekoho nájdem a budem ho otravovať s tým, že sa hrozne nudím a potrebujem záchranu-tak to je už na mne. Určitý časový úsek má pre mňa len takú hodnotu, akú mu ja pridelím. Ako sa zvyšuje hodnota tohto času, tak sa aj zvyšuje môj pocit zmysluplnosti z toho čo práve prežívam a klesá pocit premárneného času. Toto je základná myšlienky, vlastne veľmi prostá, ktorá vám však umožní zmysluplne využívať tzv.stratový alebo prestojový čas napr. v čakárňach, vo frontách najrozličnejšieho druhu, pri cestovaní, pri čakaní na čokoľvek a kohokoľvek.

No a čo sa to teda vlastne dá robiť v aute, vlaku, autobuse a inde?

Auto:

1. Počúvate rádio
2. Počúvate hudbu, ktorú ste si vybrali. Tu by som napr. veľmi doporučoval nahrávky hovoreného slova, prípadne hudbu, ktorú si bežne v rádiu tiež nevypočujete. Američania majú v tomto dobrú tradíciu-ich ponuka edukačných CD je veľmi pestrá. Ale pri troche pátrania sa aj vám niečo podarí nájsť aj na našom trhu.
3. Počúvate jazykové CD, nahraté slovíčka a pod.
4. Telefonujete
5. Rozprávate sa s spolujazdcom
6. Spievate si
7. …iné?

Výber, zdá sa, nie je veľmi široký, máte skúsenosti ešte s nejakými inými aktivitami?

A čo taký vlak a autobus?

1. Knihy, moja obľúbená kratochvíľa. Žáner nechám na vás, nech je už akýkoľvek.
2. PC. Tak toto je obrovský priestor na využitie času. To čo robíte doma za stolom  alebo v práci, môžete robiť aj vo vlaku. Niekedy je pomerne ťažké sa sústrediť, zvlášť keď je okolo vás veľa ľudí, tak vtedy by som dal prednosť intelektuálne nenáročnej činnosti, poťažmo zábave. Pozeranie seriálov, filmov, počúvanie hudby, hranie hier a ja neviem čo ešte sa nie intelektuálne náročné sa dá robiť na PC.
3. Snažiť sa nadväzovať nové kontakty. Hmm, tomuto sa ja  radšej vyhýbam, nie som asi veľmi spoločenský typ:)
4. Hudba. Ak už nie z PC, tak máte určite inú technickú vymoženosť, ktorá vám to umožní
5. Využiť návštevu jedálenského vozňa. Nuž, len keď sa pridlho zdržíte, tak….veď asi viete čo myslím:)
6. …a iné…Viete aké? Podeľte sa, ako ste si krátili čas, ktorý ste trávili vo vlaku alebo autobuse?

To čo by som z dnešného príspevku považoval  za najdôležitejšie je naplnenie prestojov, niečím čo tomuto času pridá určitú   hodnotu a tak zabezpečí tak pocit zmysluplnosti z toho čo práve robíte.

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

Nie je to irónia, písať na počítači s pripojením na internet o tom ako využívať lepšie čas tým, že nebudem využívať internet a PC? To je takmer ako metakomunikácia-najprv sa budeme baviť o tom ako sa budeme baviť a potom sa teda konečne začneme baviť. Nuž, naozaj to môže na prvý pohľad tak vyzerať, avšak hlas ľudu je jednoznačný. Ako ste sa sami mohli v mojom malom prieskume presvedčiť, faktom je, že PC a internet sú na druhom mieste v rebríčku požieračov času. A teda si určitú dávku mojej pozornosti a času vyžadujú. Myslím, že niektoré princípy zvládanie času za počítačom budú v niečom podobné ako tie, o ktorých som písal v prípade TV.

V prvom rade ide o zámer. To zn. mať jasnom v tom, čo chcem za PC robiť. Mať, pokiaľ možno, čo najjasnejšie určené, aké aktivity budem vykonávať, po akých stránkach asi budem chodiť a pod. Že človek dnešnej doby bez PC nedá ani ranu, je viac menej jasné. A keď už teda rany dávať, nech sú aspoň dobre mierené. Skrátka, dosiahnuť s čo najmenším úsilím čo najväčší efekt. Mať jasne stanovený zámer a dodržať ho je taktiež otázkou sebadisciplíny. Sebadisciplína je samostatnou kapitolou, ktorej sa budem venovať v samostatnom článku, nakoľko je to téma pomerne obsiahla a vlastne sa dotkýka nielen time managementu ale sebaorganizácie a sebariadenia ako takého. Ale späť k zámeru.

Ani rozvíjanie jasného zámeru, teda jasného povedomia o tom čo idem robiť a koľko času tomu budem venovať, nie je ľahká záležitosť. Aj zámeru je občas dobré niečím pomôcť. Tým niečím v tomto konkrétnom prípade sú tzv. check listy alebo mini to do listy. Úlohou check listu je vlastne vytvoriť štruktúru v aktivitách, ktoré za počítačom budeme robiť. Takže keď ráno zapínam pc, tak môh check list by mohol vyzerať aj takto:

1. Skontrolovať poštu, určiť na čo treba reagovať hned, na čo je možné reagovať neskôr, a čo sa hneď maže.
2. Skontrolovať prevádzku na webe a blogoch, zaznačiť si prípadné nápady na zlepšenie a pod.
3. Pozrieť si súhrn správa a noviniek v RSS
4. Skontrolovať zoznam úloh z predchádzajúceho dňa
5. …. a iné

Možností aký obsah by takýto check list mal obsahovať je nespočítane. Check listy majú svoje samostatné miesto v time managemente, predovšetkým ako nástroj, ktorý nám pomáha pri rýchlom a korektnom zvládaní hlavne opakujúcich sa situácií, kedy je potrebné dodržiavať konkrétnu a opakujúcu sa postupnosť krokov. Tento nástroj má svoje mieste v tých situáciách, kedy napr. príjmame do zamestnania nového zamestnanca a potrebujeme aby niektoré úlohy už začal vykonávať sám, ale nemá ešte dostatok skúseností aby úlohu mohol zvládnuť, prípadne je na mieste len veľmi krátko. Ak nám teda nezáleží na tom aby si vymýšľal nejaké inovatívne postupy, ale len  potrebujeme aby určitá úloha bola urobená, je nanajvýš vhodné aby sme takéto check listy mali k dispozícii. Taktiež nám zabezpečia, že určitá úloha bude vďaka check listu urobená takým spôsobom akým potrebujeme a vždy rovnako. Prepracované check listy sa môžu stať pracovnými alebo procesnými postupmi, ktoré zabezpečujú jednotnosť a uniformitu vykonávanej úlohy.

Ak sa vrátim k zámeru, jeho dobrým pomocníkom je rituál. Rituál v tomto zmysle chápem ako pravidelne sa opakujúcu činosť, akýsi dynamický stereotyp, ktorý mi pomáha pri zvládaní mojich denných aktivít. Zámer spolu s rituálom vytvárajú nerozlučnú  a neprekonateľnú dvojku, ktorá mi  šetrí čas, predovšetkým tým, že odstraňuje váhanie a odkladanie úloh. Čo je spôsobené zbytočným uvažovaním a špekulovaním. Toľko čo uvažujeme a premýšľame nad niektorými úlohami, keby sme si to uvažovanie odpustili-už by sme ich mali dávno hotové.  Jeden môj známy manažér  v takýchto situáciám svojim podriadeným  (keď už je toho špekulovania priveľa) hovorí “JFDI”, je to z angličtiny a znamená to: “Just F….g Do It”

Rituály riadia náš život vlastne stále. Máme hygienické rituály, stravovacie rituály, kávičkové a cigaretové rituály a pod. Výhodou rituálu je, že ho často krát robíme podvedome. Vlastne len nasledujeme zámery, ktoré sú v rituále obsiahnuté.  To, čo robíme podvedome, do toho nemusíme vkladať žiadne voľové úsielie a preto nám subjektívne vykonanie nejakého rituálu nepríde nijako náročne alebo neprekonateľné.

Dan MIllman vo svoje knihe Cesta pokojamilovného bojovníka (inak skvelá kniha, doporučujem prečítať) hovorí, že pokiaľ chcem aby sa naše nové zvyky ujali, musia sa z nich stať rituály, nad ktorými prevedením neuvažujeme. A to u väčšiny z nich trvá asi 21 dní. Pokiaľ si napríklad chcem dať zámer, že budem chodiť pravidelne cvičiť, tak pokiaľ sa mi tento zvyk podarí udržať pri živote aspoň 21 dní, je veľká pravdepodobnosť, že sa stane súčasťou môjho života a už s ním nebudem mať taký vôľový problém ako na začiatku, ked som sa snažil nový zvyk zaviesť.

Oďdelovanie činností je ďalším pomerne jednoduchým postupom, ako si  ušetriť nejaký čas pri počítači. Ide o to, že naša pozornosť je veľmi prelietavá a pokiaľ nemáme aspoň minimálnu sebadisciplínu, ľahko sa nám môže stať, že z “….a ešte tu by som mohol kliknúť, ved to bude iba chvíľočka….” sa stane “….do kelu, už je pol šiestej a ešte som nič neurobil, šéf ma zabije…” Nie je nič zlé na tom využívať bezodnú studnicu internetu na ušľachtilé ciele, nech už si pod tým hocikto predstaví hocičo, ale je dobré mať jasno v tom čo práve robím. Ak si teda poviem,že musím nájsť na nete určitú informáciu, mal by som mať jasno v tom, že surfujem len kvôli! nájdeniu tejto informácie a nie kvôli niečomu inému, nech by to bolo akokoľvek pekné a malo to na sebe úžasné bikiny. Ide  o vytvorenie jasných predelov medzi jednotlivými činnosťami. Nerobiť v jednom čase dve veci. Veď aj keď upratujete tak upratujete a nebudete si vo vedľajšej izbe sypať smeti na zem. No ak by ste to chceli urobiť (dúfam, že sa nikto taký nenájde) tak  to nerobte v jednom čase na jednom mieste, vyzeralo by to značne schizofrenicky. Myslím, že posledne menovaný príklad pomerne jasne ilustroval myšlienku nevykonávania viacerých aktivít a činností v jednom čase. Minimom, ktoré preto môžete urobiť je, povedať si: “teraz budem pol hodinu venovať písaniu článku a potom si budem 20 min. len tak voľne surfovať a potom….” Potom už nasledujú ďalšie veci ktoré vás čakajú a ktoré treba urobiť, aby ste na konci  dňa nemuseli zalomiť rukami a zakričať “…zase NESTÍHAM:”

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

Ako som písal v predchádzajúcom článku, rád by som sa podrobnejšie pozrel na tie oblasti, ktoré nám,podľa môjho skromného verejného prieskmu najviac odoberajú z našej najcennejšej komodity-času.

Asi nebude priveľmi prekvapujúce , že na prvých dvoch miestach sa objavujú fenomíny dnešnej doby, televízia a internet, poťažmo počítače ako také. Otázka, ktorá sa nám tu ponúka je, čo s tým môžeme robiť? A môžem s tým vôbec nie urobiť. Našťastie odpoved je veľmi jednoduchá-môžme. Tak sa teda poďme ako na to.

Pred nejakou dobou som sa stretol z rodinou, ktorá vôbec nemala doma TV. Bolo to veľmi príjemné prekvapenie, nakoľko aj pre mňa boli chvíle, ked som nemal možnosť “čumieť do bedne” chvíľami, z ktorých som ma veľmi príjemný pocit zmysluplne využitého času. Hneď som si predstavila aké by to asi bolo keby som ani doma TV nemal. Spočiatku by to asi nebolo moc príjemné, možno by som asi nejakú dobu aj nevedel čo zo sebou.:) Veď poznáte ten pocit, prídete domov, a ste taký nijaký. Nič moc sa vám nechce, nálada ani taká ani onaká. A namiesto toho aby si človek sadol a vychutnával tie okamžiky nič nerobenia, ke´d by mohol by sám zo sebou a tešiť sa z tohto stretnutia, rozhodne sa do obývačky pozvať celý svet a nechať sa oblbovať a baviť. A čas beží. Veru ostať sám zo sebou je pre mnohých veľmi ťažké ba priam až nemožné a preto sa hľadajú všemožné spôsoby ako svoju vnútornú prázdnotu niečím zaplniť. A zapnúť ten gombík je také jednoduché. Z mojich posledných riadkov ide na mňa taký pocit, že nepozeranie tv nie je len o šetrení časom, ale aj o rešpekte voči sebe samému. Ale aby som sa vrátil na začiatok a k rodinám a domácnostiam, ktoré nemajú TV. AK existuje nejaká možnosť, že sa pohrávate s touto myšlienkou, tak sa s ňou len nepohrávajte-zrealizujte ju. Proste, TV si vôbec nekupujte. A ak už doma jednu máte, prosím vás, určite si nekupujte druhú.

Ak už ale jednu predsa len doma máte, ďalším krokom, ktorý môžete urobiť, je ten že, si budete veľmi starostlivo vyberať programy, ktoré chcete pozerať. Prípadne to môžete doplniť ešte iným krokom, ktorý sa tak trochu podobá odvykacej kúre. Začnite postupne znižovať dávky. Namiesto 4 hodín denne, si doprajte len 3, potom 2. A postupne to znižujte až do tej miery, že váš pocit z času, ktorý strávite pozeraním TV sa zlepší natoľko, že si v jednom okamiu uvedomíte, že ste napr. vydržali bez modravého svetla, ktoré tak príjmene vyťahuje našu myseľ z nudnej bežnej reality, aj týždeň. Iste, je tu určitá skupina ľudí, ktorý sa k tejto ľudovej zábave takmer vôbec nedostanú. Ale to je preto lebo-nemajú čas. Prípadne ešte aj energiu.

Ak už si ale predsa len chcete vychutnťa nejaký ten televízny pokrm nevalnej hodnoty, skúste to spojiť z inou činnosťou. Ženy v domácnosti a moja maželka to robia bežne. Vytiahnu žehliacu dosku a hor sa do práce. Veď ako hovoria bratia češi, “ve dvou se to lépe táhne” a pri pozeraní takej telenovely, to je hneď obývačka plná všakovakých indivíduí.

Tak, to by bolo zopár postrehov k zvládnutiu nášho najsilnejšie nepriateľa. TV. Pokiaľ máte aj vy nejaké osvedčené postupy, ktoré ste použili v tomto, častokrát nerovnom boji, neváhajte a podeľte sa s nimi. Budem sa na ne tešiť.

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

Pred pár dňami som organizoval jednodňový seminár, ktorý bol zameraný na osvojenie si niektorých základných techník Time managamentu. Okrem množstva zaujímavých postrehov o tom ako ľudia vedia aj nevedia zvládať svoj čas, sme sa venovali hľadaniu tzv. žrútov času. Takmer celá skupina sa vzácne zhodla na tom ktoré to sú. Vedeli by ste si tipnúť aspoň prvé 3 miesta?

Bolo ich viacej, takže tu sú:

1. Televízia
2. Internet, počítač a PC hry
3. Preprava (cestovanie)
4. Nezáväzné “kecy”
5. Dlhé telefonovanie
6. Nečakané a neplánované udalosti
7. Práca za iných
8. Čakanie na druhých
9. Zbytočné nákupy
10. Čakania na úradoch
11. Domáce práce

Niektorí účastníci do zoznamu zaradili aj spánok alebo leňošenie, ale ja si myslím, že v tomto prípade sa skutočne o “naozajstné” mrhanie času nejedná. I keď asi poznáme takých workoholikov, ktorí by s tým nesúhlasili a tvrdili by, že každý čas v ktorom niečo neprodukujeme je premárnený. Ale dobrý time management nie je len o tom koľko toho urobíme, ale ako sa pri tom cítime a akú hodnotu pre nás má náš čas.

V nasledujúcich príspevkoch sa budem postupne venovať nástrojom, technikám a metódam ako s týmito nepriateľmi time managementu vysporiadať.

Ešte jedna zaujímavosť na záver. Účastnící sa zhodli, že v priemere stratia “vďaka” svojmu nezvládnutému time managementu asi 10 hodín týždenne!?

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

Jedným zo základných nástrojov Time managementu je tzv. časový audit dňa. Časový audit dňa má za cieľ diagnostikovať tie miesta kde strácame čas, resp. ho využívame neefektívne. Okrem mnohých činností, ktoré sú klasickými požieračmi času by sme mohli hovoriť o jednom, ktorého apetít je takmer neukojiteľný. Ide o nakupovanie a trávenie času v obchodných centrách

Keď som prišiel do Bratislavy a začal som sa zariaďovať, takmer každú voľnú chvíľu som trávil v rozličných obchodných centrách. A že ich je teda v Bratislave požehnane. Samozrejme, nehovorím o situáciách kedy je potrebné zabezpečiť bežné potreby pre domácnosť ako sú potraviny, hygienické potreby a pod. Ale, ruku na srdce, koľkí z nás idú naozaj nakupovať s jasným vedomým toho čo potrebujú a nemajú sa v pláne nikde zdržiavať? No ja som si tú ruku na srdce položil a môžem, síce s malou dušičkou, povedať, že sa snažím ujasniť si načo vlastne do “obchoďáku” idem. Nástrojom, ktorý mi k tomu vcelku dobre poslúž, je obyčajný zoznam. Zoznam vecí, ktoré potrebujem zabezpečiť na obyčajnom papieriku alebo post-it. Mnohokrát sa mi stalo, že som “zabíjal” hodiny len tým, že som sa bezcieľne potuloval po obchodoch, nazeral do výkladov a dral topánky bezcieľnym potulovaním sa od výkladu k výkladu. Úžitok samozrejme z tejto činnosti nebol žiadny. Až na neskorší pocit, že som dokonale premrhal čas, ktorý som mal k dispozícii.

Na tomto mieste by som sa trochu pristavil a otvoril, len na krátko, tému mužského a ženského nakupovania. Musím sa priznať, niekedy veľmi trpím, keď idem nakupovať s manželkou a myslím, že v tom nie som sám. Prečo? Niektorí vedci aj v tejto činnosti vidia naše genetické predispozície a tvrdia, že muži sú lovci a ženy zberačky. Muž nakupuje takto “….prídem, vidím, beriem, odídem, hotovo…. Žena nakupuje nasledovne “….idem si kúpiť niečo na seba…ale čo by to tak mohlo byť?….hmm, niečo ružové, niečo červené, aby mi to ladilo k topánkam..aha a tam majú nejakú akciu, idem sa tam pozrieť…..a tam je tiež niečo v výpredaji…” Skrátka myslenie muža je v tomto veľmi priamočiare a ženine? Nazvime to-proste košaté:) Avšak keď sme si s mojou manželkou začali vyhodnocovať, koľko neproduktívneho času sme strávili, a zbytočne, v obchodoch, urobili sme spočiatku síce malý, ale neskôr pomerne hlboký rez do takýchto aktivít. Tým sme získali priemerne týždenne asi 4-6 hodín na zmysluplnejšie činnosti. Inak-viete si odhadnúť, koľko takéhoto času strávite vy?

Ako teda postupovať?

1. V prvom rade, predtým než sa niekam vyberiete, urobte si jasno v tom, čo chcete získať, nakúpiť. Položte si otázku, je to v tomto okamžiku naozaj dôležité? Nedá sa odložiť alebo spojiť s nejakou inou aktivitou? Napr. ideme do kina pri tej príležitosti zájdeme aj nakúpiť.
2. Ak sa rozhodnete vyraziť, urobte si inventúru toho, čo vlastne potrebujete. Aby sa vám nestalo, že sa vrátite domov a zistíte, že vám chýba to či ono. A musíte ísť na nákup ešte raz.
3. Ak idete nakupovať potraviny, nechodte hladný. Nie, myslím to vážne. Naozaj nechodte hladný. Pravdepodobnosť, že vo vašom koši skončí podstatne viac vecí ako ste mali v úmysle je veľmi vysoká. Veru, hlad dokáže pekne zaslepiť naše vnímanie času.
4. Nepristavujte sa pri výkladoch a nenechajte sa zlákať atraktívnymi akciami.
5. Ak je nakupovanie vaším spôsobom oddychu, ignorujte všetky vyššie uvedené body a chodte sa proste len tak “flákať”. Ale pozor, nie že potom budete mať výčitky svedomia a na konci dňa blbý pocit:)

photo credit: Cougar-Studio

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

Čas plynie. Plynie rýchlo, inokedy zase plynie pomaly. Strácame ho, máme ho nedostatok, míňa sa nám, a len veľmi zriedka, ak vôbec niekedy, máme k dispozícii čas celého sveta. Čas, keď si ho predstavíme ako komoditu, je spomedzi všetkých komodít najspravodlivejšie rozdelený medzi ľudí. Nikto ho nemá viac než ten druhý. A aj napriek tomu si uvedomujeme, že niekto toho času má viac a niekto menej.

Ale skutočnosť je taká, že každý ho má rovnako (ak samozrejme odhliadnem od faktu, že nikto z nás nevie ako dlho tu bude). V čom sa však odlišujeme, je, akým spôsobom s naším časom, ktorý je naozaj vzácny, pretože ak sa raz minie už sa nikdy nevráti, narábame.
Ako ho využívame,ako s ním zaobchádzame. Pretože práve toto zaobchádzanie je zdrojom našich vyjadrení, kedy môžeme povedať “mám málo času” alebo aj “tento čas považujem za zmysluplne využitý”

V tomto blogu sa budem venovať rozličným aspektom zvládania času, time managementu, life managementu, work life balance a mnohým iným oblastiam a témam, ktoré so zvládaním času súvisia.
Verím, že čas ktorý pri čítaní týchto riadkov strávite bude pre Vás zmysluplne využitým časom:)

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!