Time Life Management.org|Zorganizujte si čas, energiu, prácu aj domácnosť

Pred nedávnom som sa venoval svojej obľúbenej činnosti: organizovaniu svojho pracovného miesta. Ono sa zdá, že keď to človek raz urobí, tak to stačí, ale každý systém okrem toho, že ho naštartujete, potrebuje nejakú údržbu. Je to niečo ako keď sa majiteľ obyčajnej škodovky rozhodne investovať do tuningových hračičiek a zo svojho tátoša si urobiť niečo, čo ostatní nemajú. Ale práca na aute sa tiež nekončí jednou investáciou. Keď vás to baví, tak budete stále špekulovať, kde by sa to dalo ešte vylepšiť. A rovnako aj ja, ako veľký fanúšik organizovania priestoru neustále svoje pracovné miesto vylepšujem. Aby som bol presnejší, vylepšovaním mám na mysli, že sa postupne zbavujem všetkého, čo nie je nevyhnuté k tomu aby som to mal niekde v stole, založené v šanóne, alebo proste niekde upratené.

Tradičným problémom súčasných bytov je nedostatok priestoru. A vzhľadom na konzumné naladenie našej spoločnosti to nie je niečo, čo sa bude časom zlepšovať.  Práve naopak. Vecí nám stále pribúda, ale ešte nikto nanašiel nafukovaciu obývačku alebo byt, ktorý by sa podľa potreby dal zvätšiť pre naše veci. Možno to príde do takého štádia, ako je to v USA, že si ľudia musia najímať poradcov, aby im s tým neporiadkom v ich domovoch a bytoch pomohli (inak,ak má niekto z vás tento problém, pokojne sa na mňa obrátťe, rád vám pomôžem:))

Jedna z položiek, ktoré časom nabobtnávajú a zaberajú stále viac a viac mieste sú rozličné dokumenty, letáky, potvrdenie, katalógy všetkého možného druhu. Niektoré z nich sú už niekoľko rokov staré a už je to skutočne poriadna doba, kedy ste sa do nich naposledy pozreli. A to je znak, že tieto papiere nie sú pre vás až tak veľmi dôležité, pretože keby tomu tak bolo, nebol by na nich prach vo vrstve, že  by sa ňom dalo písať. Tiež som dospel k tomuto poznaniu a našiel som medzi svojimi vecami asi 20 cm vrstvu papierov, ktoré som už roky neotvoril a nepozrel do nich. Nechcel som ich však všetky vyhodiť a tak som uvažoval čo s tým. Mám skener, tomu však trvá pomerne dlho kým oskenujem jeden dokument a to som ich mal asi 100. Lepšie skenery, ktoré sú napr. vo firmách majú automatické podávače, ktoré vám oskenujú všetky dokumenty, ktoré tam vložíte, a ešte ich vám aj pošlú na vašu mailovú adresu. Chcelo to iné, lepšie riešenie.

Uvedomil som, si že pred nedávnom som si kúpil digitálny foťák (koniec koncov aký iný? kupuje si ešte niekto foťák na filmy?:)) a ten má funkciu fotenia textov. Je to veľmi užitočná funkcia, práve pre takéto príležitosti. Odfotenie dokumentu trvá cca 1 s, takže fotíte tak rýchlo, ako vládzete obracať stránky. Samozrejme drobnou nevýhodou tohoto postupu je, že potrebujete mať dostatok úložného priestoru v pc, pretože niektoré súbory možu mať aj 2MB veľkosť. Súbory sú ľahko čitateľné aj na obrazovke monitora, dajú sa rozlične upravovať a pokiaľ si dáte aspoň malú prácu s pomenovaní, dajú sa potom veľmi ľahko a veľmi rýchlo na pc aj vyhľadávať cez rozličné desktopové vyhľadávače (jeden z najlepších je Copernic, prípade sa dá použiť aj Google Desktop). No a tak som sa mohol zbaviť ďalšieho odpadu, ktorý sa mi niekoľko rokov hromadil v šanónoch.

A čo vy? Ako ste si poradili a vlastnými kopami dokumentov?

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

Tiež patríte k ľuďom, ktorí občas s neskrývanou pýchou hovoria: “poriadok je pre blbcov, inteligent (ja) zvládnem aj bordel”? Pamätám sa, že niektorí moji kolegovia tento argument skôr používali ako logickú výhovorku, ktorou ospravedlňovali kopy dokumentov, ktoré sa im hromadili na stole, prípadne v mailovej schránke. Okrem iného to bola dosť chabá racionalizácia neschopnosti konečne si na svojom stole a blízkom okolí urobiť poriadok.

Možno  vám spojenie time managemtnu a poriadku na stole príde ako zvláštne, ale zdanie klame. Dokonca by som si dovolil tvrdiť, že tu panuje priama úmernosť. Čím väčší neporiadok, tým ťažšie sa dokončujú úlohy,tým viac chýb sa robí, tým viac času sa stráca hľadaním potrebných dokumentov. Ide o to, že k dobrému time managementu potrebujete sústredenú myseľ. Myseľ, ktorá dokáže po určitú dobu zotrvať na jednom miesto. Na jednom zadaní. Avšak toto samo sebe je nesmierne ťažké. Veľa by vedeli rozprávať ľudia, ktorí majú nejakú skúsenosť s meditačnými technikami. Je veľmi jednoduché povedať si: “teraz sa budem 20 minút sústrediť na písanie tohoto článku. Ale myseľ nepočúva. Bude si robiť čo bude chcieť. Bude sa túlať v predstavách, bude sa ponárať do fantázií, skrátka bude neustále niekam odbiehať.  Pri takomto odbiehaní sa toho naozaj veľa urobiť nedá. Predstavte si  myseľ,ktorá sa sústredí na nejaké zadania ako pílu drevorubača. Pokiaľ je píla v záreze a pohybuje sa, tak sa práca posúva dopredu. Pokiaľ by sa však drevorubač po každom záreze obzrel, či ho niekto nevolá, alebo si spomenul, že doma zabudol vypnúť rýchlovarnú kanvicu, prípadne by musel odpovedať na telefonáty,  jeho práca by mu trvala nesmierne dlho. A čím viac takýchto vyrušení by sa v jeho práci objavilo,tým dlhšie by mu trvalo, než by svoje pílenie dokončil.

Neporiadok na stole je obrovským zdrojom vyrušení. Čím viac predmetov na stole máte, tým je pravdepodobnejšie, že sa vaša myseľ na niečom zastaví a bude sa tomu venovať. Môže to byť skutočne len okamih. Ale v tomto okamihu sa vaša myseľ nevenuje práci.

Predstavte si  že píšete nejaký článok alebo report. Celkom vám to ide od ruky, keď v jednom okamžiku  odhliadnete od počítača, možno len preto aby ste si upratali myšlienky. A v tom narazí váš zrak, na šek, ktorý sa vám na stole váľa už niekoľko dní. V okamihu ako vaše oči na ňom spočinú, rozbehne sa proces myslenia: “Ó nie, ešte toto som zabudol vybaviť. To budem musieť zájsť na poštu. Ja to tam tak nemám rád, vždy je tam kopec ľudí, hrozná otrava…hmm, keby to tak mohol niekto vybaviť za mňa…to je o ničom, táto pošta, prečo nemajú nejaký iný systém…a vôbec, nechce sa mi nikam posialať peniaze….ale musím…žeby som si našiel ešte nejakú inú robotu aby som mal viac peňazí? A čo by som mohol asi tak robiť?”

Vidíte čo sa  deje? Jeden jediný podnet spôsobil, že sa vaša myseľ zatúlala niekam celkom inam. A nielenže vás to vytrhlo z uvažovania, navyše vám to naindukovalo celkom iné pocitové naladanie než ste mali pred tým. Ono odbiehanie sa deje nielen do myšlienok ale aj do emócií. Ak sa chcete teda vo svojej práci posunúť noazaj o malý krôčik a neurobiť veľa (malý krok pre vašu myseľ, veľký krok pre vašu prácu a váš time management), stačí  keď si urobíte poriadok na stole.

Už sa vám niečo podobné stalo? Ubieha vám myseľ, ked máte na stole veľa vecí? Ako ste si s tým poradili? Podeľťe sa o svoje skúsenosti.

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!