Time Life Management.org|Zorganizujte si čas, energiu, prácu aj domácnosť

Vo svojej praxi kouča a konzultanta sa stretávam s rozličnými ľudmi. S úspešnými, aj tými menej úspešenými.  Čo však majú títo ľudia častokrát spoločné je, že sa boria s ich vlastným nezvládnutým time manažmentom. Dalo by sa povedať, že je to problém tak typický a tak častý, že sa pokojne už dopredu môžem pripraviť, že budem pracovať na téme: Ako zvládnuť vlastný time management.

Zaujímavé, je že tento problém sa objavuje predovšetkým u ľudí, u ktorých sa očakáva, že budú pracovať samostatne, že svoje pracovné povinnosti si budú organizovať tak, aby im na všetko vyšlo dosť času. Daľšou skupinou, ktorá má problém s vlastným time managementom sú ľudia, ktorí pracujú z domu. Je pravdou, že hlavne v súčasnej dobe sa inštiút home office dostáva aj vo veľkých firmách hodne do popredia, pretože vďaka nemu ľudia urobia viac, sú viac motivovaní, bývajú zyčajne aj menej chorí a pod. Obrátenou stránkou home office je, že aby sa človek mohol venovať vlastnej práci, tak si musí vybudovať nevyhnutnú sebadisciplínu aby sa ráno prezliekol z pyžama do normálneho pracového oblečenia (možno sa vám to zdá smiešne, ale to, v čom ste oblečení, tak ovyplyvňuje naladenie vašej mysle. Ak ste v pohodlných tepláčkoch alebo pyžamku, tak sa dá ťažko očakávať že bude podávať výkony hodné pretekára formuly jeden. Ale aj tu prirodzene platia výnimky.) Zmena oblečenia je však je len jeden z drobných trikov ako sa naladiť na to, že aj keď ostávam doma, tak to je nie preto lebo mám dovolenku, ale preto, lebo tu mám na stole rozpracovaný tisícstránkový dokument,  ktorý do konca týždňa musí byť dokončený.

Ak hovoríme o time managemente, tak je nutné vziať do úvahy dve základné premisy, ktoré naše nastavenie ovplyňujú:

1. Nikdy nestihnete všetko
2. Identifikujte prvky, ktoré ovplvňujú váš time management a vyberte tie, s ktorými môžete niečo robiť

Prvá premisa  a jej akceptovanie ovplyvňuje môj osobný postoj a naladenie na to, čo sa deje okolo mňa. Ak mám pocit, že všetko okolo mňa sa dá nejakým spôsobom kontrolovať, tak si len vyrábam materiál na nekonečné bezsenné noci, kedy budem úporne hľadať cesty, ako túto nevyhnutnú pravdu oklamať a zmanipulovať. A to len preto aby som nakoniec aj tak prišiel na to (pokiaľ budem mať šťastie), že sa skutočne nie všetko dá stihnúť a odkontrolovať.

Ak sa ale rozhodnem prvú premisu akceptovať, tak ma to bude viesť k veľmi starostlivému výberu toho ,čo budem robiť, čomu sa budem venovať. A v okamihu tohoto rozhodnutia sa stávam majstrom vlastného time managemetnu. Ako už niekde niekto naznačil, a znie to logicky, tak čas sa ovládať nedá. Čo však ovládať môžeme je naše naladenie, náš postoj, naše rozhodnutia, ktorým smerom sa budeme uberať a čo budeme robiť. V tomto okamihu sa končí time management “nástrojov” a začína sa time management “postojov”.

Častým úkazom, s ktorým som konfrontovaný pri koučingu mojich klientov je fakt, že sa im niekedy veľmi ťažko akceptuje prvá premisa.Ťažko sa im príjma fakt, že jednoducho ani ten najdokonalejšíe systém time managementu im nepomôže urobiť úplne všetko. Druhá skutočnosť s ktorou sa stretávam, je fakt, že ľudia z nezvládnutého time managementu obviňujú systémy, ktoré ich obklopujú. Či už sú to systémy štátne, firemné alebo rodinné. Je veľmi ľahké sa zamerať na niečo mimo mňa a preniesť na to zodpovednosť za moje problémy s časom. V takých prípadoch sa dostávame s klientom na rázcestie, kde sa bude musieť rozhodnúť. Pretože ak systém ovyplňuje jeho time managemetn negatívnym spôsobom a zo systémom sa nedá nič urobiť, potom je zbytočné sa venovať  hľadaniu nejakých nástrojov time managementu. A čomu sa treba venovať? Ako som povedal jednému klientovi:

Ak sa s tým nedá nič urobiť, tak nebudeme hľadať riešenie na time management. Budem pracovať na tom, aby ste to vydržali a vedeli zaťať zuby, keď to bude potrebné.

Niekedy v takom okamžitu  jednoznačnej konfrontácie predsa len dôjde k malému posunu v myslení a k vzopretí sa  tomu, že by sa  človek nachádzal v pasci z ktorej niet úniku. Vtedy sa môže začať pomalé hľadanie cesty, ako by sa dal ovplyvniť systém. Dôležitou otázkou však nie je:

Ako možete ovplyniť systém?

Ale skôr:

Ako môžete zmeniť svoje vlastné správanie tak, aby  táto zmena ovyplynila systém?

Táto zmena v myslení je často zodpovedná za to, že človek získa pocit, že má veci pod kontrolou  (čiastočne) a naozaj začne zo svojím time managementom niečo robiť. Začne si uvedomovať, čo v jeho živote je skutočne dôležité, čomu by mal dať jednoznačné priority a prestane obviňovať systém z toho, že nestíha. A aj keď je tento posun pomalý a nestane sa zo dňa na deň, je taký dôležitý, že má význam sa o neho usilovať.

A čo vy? Podarilo sa vám teno bod dosiahnuť? Žijete podľa týchto dvoch premís?

PS. Ak sa vám článok páčil, nezabudnite sa prihlásiť k odberu daľších článkov (okienko Subscribe via email)

photo credit: photographer padawan *(xava du)

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

Nie je to irónia, písať na počítači s pripojením na internet o tom ako využívať lepšie čas tým, že nebudem využívať internet a PC? To je takmer ako metakomunikácia-najprv sa budeme baviť o tom ako sa budeme baviť a potom sa teda konečne začneme baviť. Nuž, naozaj to môže na prvý pohľad tak vyzerať, avšak hlas ľudu je jednoznačný. Ako ste sa sami mohli v mojom malom prieskume presvedčiť, faktom je, že PC a internet sú na druhom mieste v rebríčku požieračov času. A teda si určitú dávku mojej pozornosti a času vyžadujú. Myslím, že niektoré princípy zvládanie času za počítačom budú v niečom podobné ako tie, o ktorých som písal v prípade TV.

V prvom rade ide o zámer. To zn. mať jasnom v tom, čo chcem za PC robiť. Mať, pokiaľ možno, čo najjasnejšie určené, aké aktivity budem vykonávať, po akých stránkach asi budem chodiť a pod. Že človek dnešnej doby bez PC nedá ani ranu, je viac menej jasné. A keď už teda rany dávať, nech sú aspoň dobre mierené. Skrátka, dosiahnuť s čo najmenším úsilím čo najväčší efekt. Mať jasne stanovený zámer a dodržať ho je taktiež otázkou sebadisciplíny. Sebadisciplína je samostatnou kapitolou, ktorej sa budem venovať v samostatnom článku, nakoľko je to téma pomerne obsiahla a vlastne sa dotkýka nielen time managementu ale sebaorganizácie a sebariadenia ako takého. Ale späť k zámeru.

Ani rozvíjanie jasného zámeru, teda jasného povedomia o tom čo idem robiť a koľko času tomu budem venovať, nie je ľahká záležitosť. Aj zámeru je občas dobré niečím pomôcť. Tým niečím v tomto konkrétnom prípade sú tzv. check listy alebo mini to do listy. Úlohou check listu je vlastne vytvoriť štruktúru v aktivitách, ktoré za počítačom budeme robiť. Takže keď ráno zapínam pc, tak môh check list by mohol vyzerať aj takto:

1. Skontrolovať poštu, určiť na čo treba reagovať hned, na čo je možné reagovať neskôr, a čo sa hneď maže.
2. Skontrolovať prevádzku na webe a blogoch, zaznačiť si prípadné nápady na zlepšenie a pod.
3. Pozrieť si súhrn správa a noviniek v RSS
4. Skontrolovať zoznam úloh z predchádzajúceho dňa
5. …. a iné

Možností aký obsah by takýto check list mal obsahovať je nespočítane. Check listy majú svoje samostatné miesto v time managemente, predovšetkým ako nástroj, ktorý nám pomáha pri rýchlom a korektnom zvládaní hlavne opakujúcich sa situácií, kedy je potrebné dodržiavať konkrétnu a opakujúcu sa postupnosť krokov. Tento nástroj má svoje mieste v tých situáciách, kedy napr. príjmame do zamestnania nového zamestnanca a potrebujeme aby niektoré úlohy už začal vykonávať sám, ale nemá ešte dostatok skúseností aby úlohu mohol zvládnuť, prípadne je na mieste len veľmi krátko. Ak nám teda nezáleží na tom aby si vymýšľal nejaké inovatívne postupy, ale len  potrebujeme aby určitá úloha bola urobená, je nanajvýš vhodné aby sme takéto check listy mali k dispozícii. Taktiež nám zabezpečia, že určitá úloha bude vďaka check listu urobená takým spôsobom akým potrebujeme a vždy rovnako. Prepracované check listy sa môžu stať pracovnými alebo procesnými postupmi, ktoré zabezpečujú jednotnosť a uniformitu vykonávanej úlohy.

Ak sa vrátim k zámeru, jeho dobrým pomocníkom je rituál. Rituál v tomto zmysle chápem ako pravidelne sa opakujúcu činosť, akýsi dynamický stereotyp, ktorý mi pomáha pri zvládaní mojich denných aktivít. Zámer spolu s rituálom vytvárajú nerozlučnú  a neprekonateľnú dvojku, ktorá mi  šetrí čas, predovšetkým tým, že odstraňuje váhanie a odkladanie úloh. Čo je spôsobené zbytočným uvažovaním a špekulovaním. Toľko čo uvažujeme a premýšľame nad niektorými úlohami, keby sme si to uvažovanie odpustili-už by sme ich mali dávno hotové.  Jeden môj známy manažér  v takýchto situáciám svojim podriadeným  (keď už je toho špekulovania priveľa) hovorí “JFDI”, je to z angličtiny a znamená to: “Just F….g Do It”

Rituály riadia náš život vlastne stále. Máme hygienické rituály, stravovacie rituály, kávičkové a cigaretové rituály a pod. Výhodou rituálu je, že ho často krát robíme podvedome. Vlastne len nasledujeme zámery, ktoré sú v rituále obsiahnuté.  To, čo robíme podvedome, do toho nemusíme vkladať žiadne voľové úsielie a preto nám subjektívne vykonanie nejakého rituálu nepríde nijako náročne alebo neprekonateľné.

Dan MIllman vo svoje knihe Cesta pokojamilovného bojovníka (inak skvelá kniha, doporučujem prečítať) hovorí, že pokiaľ chcem aby sa naše nové zvyky ujali, musia sa z nich stať rituály, nad ktorými prevedením neuvažujeme. A to u väčšiny z nich trvá asi 21 dní. Pokiaľ si napríklad chcem dať zámer, že budem chodiť pravidelne cvičiť, tak pokiaľ sa mi tento zvyk podarí udržať pri živote aspoň 21 dní, je veľká pravdepodobnosť, že sa stane súčasťou môjho života a už s ním nebudem mať taký vôľový problém ako na začiatku, ked som sa snažil nový zvyk zaviesť.

Oďdelovanie činností je ďalším pomerne jednoduchým postupom, ako si  ušetriť nejaký čas pri počítači. Ide o to, že naša pozornosť je veľmi prelietavá a pokiaľ nemáme aspoň minimálnu sebadisciplínu, ľahko sa nám môže stať, že z “….a ešte tu by som mohol kliknúť, ved to bude iba chvíľočka….” sa stane “….do kelu, už je pol šiestej a ešte som nič neurobil, šéf ma zabije…” Nie je nič zlé na tom využívať bezodnú studnicu internetu na ušľachtilé ciele, nech už si pod tým hocikto predstaví hocičo, ale je dobré mať jasno v tom čo práve robím. Ak si teda poviem,že musím nájsť na nete určitú informáciu, mal by som mať jasno v tom, že surfujem len kvôli! nájdeniu tejto informácie a nie kvôli niečomu inému, nech by to bolo akokoľvek pekné a malo to na sebe úžasné bikiny. Ide  o vytvorenie jasných predelov medzi jednotlivými činnosťami. Nerobiť v jednom čase dve veci. Veď aj keď upratujete tak upratujete a nebudete si vo vedľajšej izbe sypať smeti na zem. No ak by ste to chceli urobiť (dúfam, že sa nikto taký nenájde) tak  to nerobte v jednom čase na jednom mieste, vyzeralo by to značne schizofrenicky. Myslím, že posledne menovaný príklad pomerne jasne ilustroval myšlienku nevykonávania viacerých aktivít a činností v jednom čase. Minimom, ktoré preto môžete urobiť je, povedať si: “teraz budem pol hodinu venovať písaniu článku a potom si budem 20 min. len tak voľne surfovať a potom….” Potom už nasledujú ďalšie veci ktoré vás čakajú a ktoré treba urobiť, aby ste na konci  dňa nemuseli zalomiť rukami a zakričať “…zase NESTÍHAM:”

Share on Facebook

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!